Jet Van der Weijden

Gezocht: Schrijftalent met marketingknobbel

Schrijf jij zoals je spreekt? Pas je jouw tone of voice moeiteloos aan op je publiek? Houd jij ervan om te denken én te doen? Wil je graag de brug slaan tussen een groeiend bedrijf en haar doelgroep? Mooi! Wij zijn namelijk op zoek naar een proactieve, betrokken content marketeer met een eigen handschrift.

Wij zijn Cobbler, Raffel én Bellen met Lotte, aanbieder van ICT en telefonie voor de eerstelijnszorg. Saai is het bij ons allerminst, want de markt én ons bedrijf zijn volop aan het innoveren. Binnen de zorg wordt ICT steeds belangrijker. Processen moeten worden geautomatiseerd, zodat er meer tijd vrijkomt voor de écht belangrijke zaken: de mens. Onze bedrijven hebben allemaal de focus op verbinding in de letterlijke zin van het woord.

Wat we van jou verwachten? Dat je zin hebt om je mouwen op te stropen. Er ligt een berg aan werk en veel kansen om hier je eigen draai aan te geven. Wij hebben ideeën over kansen en de welbekende stip op de horizon, maar hoe we die moeten vertalen laten we graag aan jou over.

Creativiteit is daarom belangrijk. Evenals doorzettingsvermogen, nauwkeurigheid en een marketing knobbel. Je hoeft niet alles (lees: Google Ads, websitebouw, SEO) zelf te kunnen, maar we verwachten wel dat je hier voldoende van op de hoogte bent om een gesprekspartner voor externe bureaus te zijn.

Nog even op een rij:

  • Hbo-denkniveau
  • Proactief
  • Creatief
  • Aanjager
  • Schrijftalent
  • Bovengemiddelde marketingkennis
  • Verbinder

Cobbler en haar zusterbedrijven mogen dan groeien, jij gaat deel uitmaken van het kernteam dat klein, maar betrokken is. Je mag pionieren om deze bedrijven op de kaart te gaan zetten. Van 0 naar 100 in een paar seconden. Afijn, je snapt het vast. Het gaat in eerste instantie om een jaarcontract voor minimaal 32 uur per week. We zitten met vier vestigingen verspreid over het land, maar je bureau staat op ons kantoor in Hattemerbroek.

Ticks all the boxes? Dan zien we jouw creativiteit graag terug in je motivatie. Deze mag je richten aan Jet van der Weijden (samen@metjetonline.nl).

Hopelijk tot snel!

Het effect van de Terugbelplanner

Hoe de dag verloopt hangt bij veel praktijken af van de hoeveelheid binnenkomende telefoontjes. En elke huisartsenpraktijk, apotheek of zorgverlener weet: dat aantal kan flink oplopen en het komt eigenlijk nooit goed uit. Het ene telefoontje wordt met het andere afgewisseld en aan het eind van de dag heb je nog niet het gevoel dat je iedereen van dienst hebt kunnen zijn. Ook voor de patiënt is deze werkwijze niet ideaal. Er gelden vaak lange wachtrijen of ze moeten alsnog teruggebeld worden. Dat moet toch anders kunnen?

Grip op je werkdag

Zeker! Met de Terugbelplanner houd je grip op je werkdag, controle in de praktijk en bied je patiënten een goede service. Hoe dat kan? Door gebruik te maken van de Terugbelplanner bepaal jij zelf de momenten waarop een afspraak ingepland kan worden.

Afspraak plannen

Bijvoorbeeld: een praktijk met 5 assistentes plannen afspraakmomenten tussen 8-10, 13-14 en 15.30-17 uur. De gemiddelde duur is 5 minuten per gesprek, waardoor zij 270 patiënten per dag te woord kunnen staan. Wanneer patiënten bellen komen ze in het keuzemenu van de praktijk terecht. Bijvoorbeeld: kies 1 voor spoed, kies 2 voor de receptenlijn, kies 3 voor de assistente. Kiezen patiënten voor optie 3, dan krijgen ze een nieuwe keuze: aan de lijn te blijven wachten óf een afspraak in te plannen met de terugbelplanner. Kiezen ze voor de laatste optie, dan krijgen ze het eerst mogelijke moment te horen. Komt dit moment uit, dan bevestigen zij dit. Liever een ander moment, dan gaat het bandje door. Net zo lang tot er een geschikt moment gevonden is. Vervolgens belt de assistente terug op het gekozen tijdstip. Het voordeel hiervan mag duidelijk zijn: de afspraak wordt met zorg door zowel de assistente als de patiënt ingepland.

Rust in de praktijk

En dan? Dan is er dus eindelijk rust in de praktijk. De assistentes hebben niet de hele dag de rinkelende telefoontjes om zich heen, kunnen zich beter voorbereiden op afspraken en kunnen na afloop ook het gesprek documenteren. Last but not least hebben zij ook ‘gewoon’ eens tijd om even bij te kletsen met een collega. “De persoon die de terugbelplanner voor zijn rekening neemt, ervaart echt een relaxte dag. Er moeten nog steeds veel telefoontjes gepleegd worden, maar er is gevoelsmatig meer tijd. Meer tijd in de voorbereiding, maar ook achteraf om het consult rustig in te voeren. Dat wordt als heel prettig ervaren.” Aldus Nadia Moumna van Gezondheidscentrum Lombok.

Positief effect

Ook de patiënten ervaren een positieve kant: geen lange wachtrijen meer, een assistente die zich heeft kunnen voorbereiden en een spoedig verloop van het gesprek. Kortom: de Terugbelplanner heeft een positief effect op de gehele praktijk.

‘Onze praktijk kan niet meer zonder Bellen met Lotte.’

Huisartsenpraktijk West is gelegen in Emmeloord en bestaat uit een samenwerkingsverband tussen drie solopraktijken. Sinds maart 2020 is Huisartsenpraktijk West overgegaan op Bellen met Lotte inclusief de HIS koppeling. We vragen praktijkmanager Natascha de Jong naar haar ervaring.

Waarom Bellen met Lotte?
Begin 2020 waren we op zoek naar een bedrijf dat ons kon ondersteunen in telefonie & ICT. We kwamen uit bij Cobbler, omdat zij beiden onder een dak hebben. Dat leek ons handig in geval van storing of vragen. Zij waren op dat moment bezig met het opstarten van een pilot voor Bellen met Lotte en stelden ons voor om hieraan deel te nemen. De inhoud van het pakket sprak ons aan, dus zijn we ingestapt.

Hoe is de pilot bevallen?
Zoals het kan gaan bij een pilot, stak na twee weken de eerste kinderziekte de kop op. We liepen vast, omdat Bellen met Lotte ingericht was op een solopraktijk. Wij hebben als gezondheidscentrum echter drie praktijken onder één dak. Dat hebben ze direct opgepakt en doorontwikkeld. Sinds juni werkt alles naar volle tevredenheid.

Assistente Emily

Heeft Bellen met Lotte jullie tijd opgeleverd?
Enorm veel! Dat lijkt misschien overdreven, maar wij hebben drie huisartsenpraktijken, ruim 8000 patiënten en op een normale maandag krijgen we zo’n 250 telefoontjes binnen. Door de koppeling met HIS is dat sinds de invoering 250 keer één druk op de knop om het dossier te openen.

Eerder moesten we vragen naar de geboortedatum, de naam en in sommige gevallen meerdere keren. Door invoering van dit systeem hoeft dit allemaal niet meer. In één oogopslag zien we alles wat we nodig hebben. Hierdoor besparen we zeker een halve minuut per gesprek. Dat is echt heel veel.

Daarnaast heeft de koppeling fouten bij het terugbellen gereduceerd tot nul. Een verkeerd cijfer intoetsen is immers zo gedaan. We werken hier met zeven assistentes en allemaal zijn we even enthousiast over het systeem. Een heel enkele keer loopt het even vast en moeten we opnieuw inloggen. In die paar minuten mis je het systeem gelijk. Gek hoe snel je kunt wennen aan een stukje techniek.

praktijkmanager Natascha de Jong

Meer voordelen?
Ja; herkenning. We zien via het pop-up scherm wie er belt. Stel dat ik een patiënt ’s ochtends al heb gesproken, dan zie ik dat in het scherm en neem ik dit telefoontje zelf aan. Dat is prettig voor de patiënt, omdat ze het niet opnieuw uit hoeven te leggen. En fijn voor mijn collega’s, omdat ze er niet ‘in hoeven te duiken’. Het systeem maakt ons werk zoveel makkelijker en georganiseerder.

Is Bellen met Lotte de investering waard?
Absoluut! Toen het na twee weken begon te haperen dacht ik wel even ‘waar ben ik aan begonnen’, maar door de proactieve houding van Cobbler en het gebruiksgemak nu zijn we helemaal om. Het levert vooral veel plezier op en eerlijk is eerlijk: we kunnen niet meer zonder.

‘Bellen met Lotte heeft ons meer gegeven dan tijd alleen.’

Ze wilden de werkdruk verlagen. Dat ze bij Cobbler werden gevraagd om deel te nemen aan de gloednieuwe pilot van Bellen met Lotte, was een schot in de roos. In gesprek met Nadia Moumna, leidinggevende doktersassistente bij Gezondheidscentrum Lombok over haar ervaring met Bellen met Lotte.

Waarom bellen met Lotte?
De belangrijkste reden was voor ons om de werkdruk te verlagen. Gezondheidscentrum Lombok heeft ruim 14.000 patiënten, die dagelijks zorgen voor een flinke hoeveelheid telefoontjes. Natuurlijk wordt de zorgvraag niet minder, maar door de integratie met het complete Bellen met Lotte pakket hebben wij nu zelf de regie in handen.

Hoe is de pilot bevallen?
Goed. Na wat kleine opstartproblemen, liep het vrij snel goed. Nog steeds trouwens. Nu we er langere tijd mee werken, zien we nog wel een paar punten die beter kunnen. Deze hebben we al doorgegeven aan Cobbler en werden direct opgepakt of zijn in ontwikkeling.

Wat misten jullie in de pilot?
We hadden geen archief. Als je een telefoontje had afgehandeld, kon je die daarna niet meer terugvinden. Althans: niet eenvoudig. Dit hebben ze vrij snel geïmplementeerd. Dat is ook het voordeel van de pilot; dat je zaken nog aan kunt passen aan je eigen voorkeuren.

Wat heeft Bellen met Lotte jullie opgeleverd?
Rust. Op een gemiddelde maandag kregen we eerder zo’n 400-500 ad-hoc telefoontjes. Een deel daarvan wordt nu opgevangen door de terugbelplanner. Op dit moment plan ik één van de assistentes in voor de terugbelplanner en de rest voor de reguliere wachtrij. De persoon die de terugbelplanner voor zijn rekening neemt, ervaart echt een relaxte dag. Er moeten nog steeds veel telefoontjes gepleegd worden, maar er is gevoelsmatig meer tijd. Meer tijd in de voorbereiding, maar ook achteraf om het consult rustig in te voeren. Dat wordt als heel prettig ervaren.

Welke ‘bijwerkingen’ ervaar je?
Een bijwerking wil ik het niet direct noemen, meer een verbeterpunt. Momenteel werken we nog met twee stromen. De terugbelplanner en de reguliere wachtrij. Deze laatste willen we graag integreren in de terugbelplanner. Hierdoor houden we nog beter de regie over de werkdag. Natuurlijk blijft spoed en overleg altijd bestaan, maar als alle overige inkomende gesprekken op die manier worden opgevangen hebben we het optimaal ingeregeld.

Is Bellen met Lotte de investering waard?
Zeker. We merken nu al een flinke verlaging van de werkdruk. Als de wachtrij straks ook geïmplementeerd is, vind ik het de investering zeker waard. Bij enkele assistentes liep de werkdruk behoorlijk hoog op. Bellen met Lotte heeft niet alleen voor tijdswinst, werkdrukverlaging en meer werkplezier gezorgd, maar ook verzuim voorkomen.

085-024 00 88